ทำไมจัดซื้อสินค้า

1.1 ความหมายของการจัดซื้อ
การจัดซื้อ ( Purchasing )  หมายถึงการดำเนินกิจกรรมเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการ วัตถุดิบ  ตลอดจน
เครื่องจักร เครื่องมือ  เพื่อต้องการให้บรรลุวัตถุประสงค์ของธุรกิจ   โดยทั่วไปในทางธุรกิจ แบ่งการจัดซื้อ
ออกเป็น 2  ประเภทใหญ่ ๆ    ได้แก่
1.  การซื้อเพื่อจำหน่าย
2 . การซื้อเพื่อใช้หรือเปลี่ยนสภาพ

1.2 ความสำคัญของการจัดซื้อ     มีอยู่  6  ประเภท คือ
1.  กำไรของกิจการ
2.  ประสิทธิภาพของการดำเนินงาน
3.  ภาพลักษณ์ของกิจการ
4.  การแข่งขันของการตลาด
5.  การรับรู้ข้อมูลของกิจการ
6.  กลยุทธ์ของกิจการและนโยบายทางสังคม

1.3 วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อ    มี  3  ประการ  คือ
1.  เพื่อให้กิจการมีสินค้า วัตถุดิบ  เครื่องจักร อุปกรณ์ต่าง ๆ ไว้ใช้โดยไม่ขาดมือ
2.  เพื่อให้กิจการได้รับสินค้าในเวลาอันสมควรคุณภาพถูกต้อง  ปริมาณเหมาะสม
3.  เพื่อเป็นการบริหารเกี่ยวกับการเงิน  ไม่ให้จมอยู่กับสินค้าคงเหลือมากเกินไป   และไม่ต้องเสี่ยงภัยกับ

สินค้าด้วย
1.4 การเจริญเติบโตของงานจัดซื้อ
1.  ด้านการจัดหน่วยงาน  มีงานหลักอยู่  3  ฝ่าย ได้แก่ ฝ่ายขาย  ฝ่ายผลิต  และฝ่ายการเงิน   สำหรับฝ่าย

จัดซื้อขึ้นอยู่กับแผนกผลิต
กระบวนการจัดซื้อของหน่วยงาน  ประกอบด้วย

–  การวิเคราะห์การใช้วัตถุดิบของบริษัท
–  การประเมินสถานะผู้ขาย
–  การตรวจสอบวัสดุ
–  การตรวจสอบการรวมกลุ่มจัดซื้อวัตถุดิบ
–  การตรวจสอบผู้ขายรายอื่นที่มีข้อเสนอดีกว่า

2.  ด้านการแบ่งงานและบุคคลที่ทำหน้าที่             เมื่องานด้านการจัดซื้อเริ่มเป็นระบบ  ก็ได้มีการ เก็บ
รวบรวมข้อมูล    ศึกษาการเปลี่ยนแปลงของตลาดเกี่ยวกับความต้องการของผู้ซื้อที่เป็นไปตามฤดูกาล    เพื่อ
เป็นแนวทางในการจัดซื้อ     โดยเลือกซื้อวัตถุดิบที่มีมาตรฐานมาใช้        และมีการพัฒนาสัมพันธภาพอันดี
กับผู้ขาย           ในปัจจุบันแผนกจัดซื้อเป็นหน่วยงานหนึ่งที่ขึ้นโดยตรงต่อผู้จัดการใหญ่

1.5 หลักเบื้องต้นในการจัดซื้อ
การจัดซื้อมีวัตถุประสงค์เพื่อให้กิจการได้รับสินค้า   วัตถุดิบ  เครื่องจักรและอุปกรณ์ต่างๆได้     ในเวลา อัน
สมควรและมีความถูกต้องเหมาะสมมากที่สุด  การจัดซื้ออย่างถูกต้องเหมาะสมกระทำได้ 5 ประการ  ได้แก่

1.  ซื้อให้ได้คุณภาพที่ถูกต้อง  ( Right Quality )
–  การกำหนดคุณภาพ
–  การจัดซื้อ
–  การตรวจรับวัสดุ

2.  ซื้อให้ได้จำนวนที่ถูกต้อง   ( Right Quantity  )  อันประกอบด้วย
–  การพิจารณาราคาของสินค้า
–  การพิจารณาจำนวนการซื้อแต่ละครั้ง
–  การพิจารณาค่าใช้จ่ายในการซื้อแต่ละครั้ง

3.  การซื้อจากผู้ขายที่ถูกต้อง    ( Right  Source  of Supply ) พิจารณาจาก
–  ปัจจัยที่ใช้ในการพิจารณาเลือกแหล่งขาย
–  ข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งขาย
–  ปัญหาเกี่ยวกับการเลือกผู้ขาย

4.  ซื้อในราคาที่ถูกต้อง  ( Right Price )   พิจารณาจาก
–  ราคาที่มีความสัมพันธ์กับต้นทุน
–  ราคาที่เกิดจากอุปสงค์และอุปทาน   ( Demand and Suppy )
–  ราคาอันเกิดจากการแข่งขัน

1.6 การดำเนินงานในการจัดซื้อ

การดำเนินงานนี้เป็นหน้าที่โดยตรงของแผนกจัดซื้อที่จะต้องดำเนินการ  โดยมีขั้นตอน ดังนี้
1.  รับรู้ถึงความต้องการ
2.  กำหนดรายละเอียดของวัสดุ
3.  เลือกแหล่งขาย
4.  กำหนดราคา
5.  การออกคำสั่งซื้อ
6.  การติดตามคำสั่งซื้อ
7.  การตรวจสอบการเรียกเก็บเงิน
8.  บันทึกผลการจัดซื้อ

1.7 แนวโน้มการจัดซื้อในปัจจุบัน
ฝ่ายจัดซื้อต้องทำความเข้าใจกับแนวโน้มที่มีอิทธิพลต่อการจัดซื้อ  ในด้านต่อไปนี้
1.  การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดซื้อ
2.  การผลิตสินค้าเน้นที่คุณภาพ
3.  การลดต้นทุนเพื่อความได้เปรียบคู่แข่งขัน
4.  การลดจำนวนแหล่งผู้ขาย
5.  ใช้การเจรจาต่อรองแทนการประมูลราคา
6.  พัฒนาแหล่งจัดซื้อจากต่างประเทศ
7.  สนองความต้องการของผู้บริโภคให้มากที่สุด
8.  การเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ทางด้านการตลาด อยู่เสมอ

1.8 นโยบายการจัดซื้อ
ฝ่ายจัดซื้อต้องมีการตัดสินใจเกี่ยวกับนโยบายการจัดซื้อ  ดังนี้
1.    การผลิตเองหรือการซื้อมา
2.   การซื้อจากแหล่งเดียวกันหรือหลายแหล่ง
3.   การซื้อจากผู้ผลิต
4.   ใช้การเจรจาต่อรอง
5.   สัญญาสิ้นเปลืองระยะยาว
6.   การซื้อต่างตอบแทน
7.   ส่วนลดการซื้อ
8.   การรวมกันซื้อ
9.   การซื้อล่วงหน้า
10. การซื้อตามงบประมาณ

1.9 งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ
นอกจากงานในหน้าที่การดำเนินการด้านการจัดซื้อแล้ว  ยังมีหน้าที่หรืองานด้านอื่นๆ อีก
เพื่อช่วยในการอำนวยความสะดวกให้สิ่งที่จัดซื้อนั้นนำมาใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์งานดังกล่าว

มีดังนี้
1.  การขนส่ง
2.  การรับและการเก็บรักษาวัสดุ
3.  การจำหน่ายของเหลือใช้และของเสีย

แหล่งที่มาของข้อมูล
หนังสือการจัดซื้อเบื้องต้น ของ สุดาทิพย์ ตันตินิกุลชัยและศุภวัฒน์ ตันตินิกุลชัย